Munkavállalói okiratok
A munkáltató a munkaviszonnyal kapcsolatban szükséges okiratok bemutatását kérheti (pl.: végzettséget igazoló dokumentumok, nyelvvizsga bizonyítványok), azonban másolat készítése ezekben az esetekben nem indokolható. A munkavállaló bűnügyi személyes adatait a munkáltató annak vizsgálatából kezelheti, hogy megállapítsa, hogy a törvény vagy a munkáltató által meghatározott korlátozó vagy kizáró feltétel nem-e áll fenn a munkavállalóval szemben.
Erkölcsi bizonyítvány bekérése, tárolása
Az új munkajogi normák hatálybalépését követően az erkölcsi bizonyítványt kérő munkáltatóknak előzetesen meg kell határozniuk, hogy az erkölcsi bizonyítványban található adatok mely munkakörök esetén zárhatják ki a foglalkoztatást. A gyakorlatban mindez ahhoz fog vezetni a termelő cégek esetén, hogy az erkölcsi bizonyítványokat csak azoknál a munkavállalóknál tekintheti meg a munkáltató, akik pénzkezeléssel foglalkoznak, rendelkeznek utalványozási, szerződéskötési vagy aláírási joggal, vagy rendszeresen nagyértékű vagyontárgyakat kezelnek, esetleg a kulcs informatikai rendszerekhez olyan jogosultsággal férnek hozzá, amely jogosultság visszaélésszerű gyakorlása a munkáltató számára jelentős vagyoni érdeksérelemmel járna. Önmagában annak ténye, hogy a munkavállalók nagyértékű gépeken dolgoznak, vagy az általuk használt munkaeszköz jelentős értéket képvisel, a jövőben nem lesz elégséges indok ahhoz, hogy a munkáltató erkölcsi bizonyítvány beszerzésére kötelezze a munkavállalót.
A munkáltatók a jövőben nem készíthetnek másolatot az erkölcsi bizonyítványról, illetve azt sem papíralapú, sem elektronikus dokumentumként nem tárolhatják rendszereikben. A munkáltatók kizárólag arra jogosultak, hogy az erkölcsi bizonyítvány adatait tanulmányozzák – ez azonban önmagában is adatkezelést valósít meg, tehát fontos, hogy a munkavállalóknak szóló adatkezelési tájékoztató továbbra is utaljon erre. Mivel az új jogszabályt a kihirdetést követően tizenöt nap elteltével alkalmazni kell, a munkáltatónak a korábban beszerzett erkölcsi bizonyítványokat meg kell semmisítenie. Új erkölcsi bizonyítvány az érintett munkakörök vonatkozásában csak akkor kérhető be, ha a fenti feltételeknek megfelelő dokumentumok már elkészültek.
Kamerás megfigyelés
Míg korábban a hazai jogszabály három munkanapban, illetve különleges esetekben 30, illetve 60 napban maximalizálta azt az időszakot, amíg a kamera által felvett anyagot tárolni szabad. Az új európai rendelettel harmonizáló szabály szerint ezt a határidőt eltörölték. Ehelyett ésszerű, indokolt időtartamot határozott meg a jogalkotó. Korábban a kamerás megfigyelés jogalapja a hozzájárulás volt, amikor a megfigyelt területre a táblát érzékelve valaki belépett, akkor ráutaló magatartást tanúsított. Most már más alapokra helyezik mindezt, így nem ráutaló magatartás, hanem a jogos érdek az alap arra, hogy megfigyelést végezzen valaki. A munkáltató munkavállaló munkaviszonnyal összefüggő magatartását ellenőrizheti, amely során technikai eszközt is alkalmazhat, amelyről köteles előzetesen tájékoztatni a munkavállalót. Ezen tájékoztatást is javasolt írásban megtenni annak érdekében, hogy munkáltató bizonyítani tudja, hogy tájékoztatási kötelezettségét megtette a munkavállaló felé. A jogszabályváltozás egyértelműsíti, azt a jegyzőkönyv-készítési gyakorlatot az elektronikus megfigyelőrendszer felvételeibe történő betekintések kapcsán, amelyet a GDPR egyébként is előír az adatkezelők részére, mégpedig hogy rögzítésre kerüljön: ki, mikor, miért tekint be a felvételekbe.
Elektronikus eszközök
Az új szabályozás szerint a cégek alkalmazottai alapesetben csak munkára használhatják azokat a számítástechnikai eszközöket és rendszereket, amelyeket a munkaadóik rendelkezésükre bocsátanak a feladatok elvégzéséhez, hacsak erről külön nem állapodnak meg másként. A felhasználó számára ezzel kapcsolatban az lehet a legfontosabb kérdés, hogy akkor ezentúl tilos lesz-e a céges laptopjáról használnia a közösségi médiát és a privát e-mail címét. A vállalati IT-szakemberek oldaláról nézve azonban összetettebb lehet a feladat, ha vezetői utasításra arról kell gondoskodniuk, hogy minden privát tevékenységet megakadályozzanak a céges gépeken.
A BYOD trend hatására ráadásul egyre többen használnak saját eszközt, laptopot, tabletet vagy okostelefont a munkájuk elvégzéséhez. Az új törvény alapján pedig a munkáltató arra is jogosult, hogy betekintsen ezeken a készülékeken a munkaviszonyhoz kapcsolódó adatokba. Vásárlók könyve
Vásárlók könyve
A kereskedelmi törvény módosulásának következtében a vásárlók könyvének kezelését módosítani szükséges, oly módon, hogy az előzetesen, más vásárló által tett bejegyzések ne legyenek hozzáférhetőek az új bejegyzést készítő vásárló számara, így az egyes bejegyzések keletkezését követően szükséges eltávolítani a könyvből és zárt helyen kell tárolni.